Unsere Lösung für Ihre Meldestelle

Ein Beschwerdesystem nicht nur für die eigene Belegschaft
Die Unternehmen müssen ein „niedrigschwelliges“ Beschwerdesystem einrichten, das von den Beschäftigten vertraulich genutzt werden kann. Dieses Meldesystem soll es den Beschäftigten ermöglichen, auf Verstöße oder drohende Missstände im Unternehmen hinzuweisen. 
Unternehmen können entscheiden, ob diese Beschwerdestelle auch weiteren Personen offensteht, die Hinweise dem Unternehmen geben möchten, sofern dies im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit steht. Das bedeutet, dass auch Externe – z B. Mitarbeiter von Auftragnehmern oder Lieferanten – Zugang zum Hinweisgebersystem haben können. 
Meldungen an das Beschwerdesystem sind bereits erwünscht, wenn ein begründeter Verdacht oder auch nur die Möglichkeit eines Verstoßes besteht.

Welche Verstöße fallen unter das Hinweisgeberschutzgesetz?
Das neue Recht schützt hinweisgebende Personen sowohl im privaten als auch im öffentlichen Sektor. Der Schutz gilt für Hinweise auf ein breites Spektrum von Verstößen gegen nationales und EU-Recht, beispielsweise auch: Steuerhinterziehung, Geldwäsche, Verstöße gegen die Produktsicherheit oder Rechtsverletzungen gegen öffentlich-rechtliche Vorschriften. 

Dem Datenschutz und der Vertraulichkeit verpflichtet
Datenschutz und Vertraulichkeit müssen gewährleistet sein. Nach dem Hinweisgeberschutzgesetz ist die Identität des „Whistleblowers“ und anderer im Sachverhalt genannter Personen zu wahren. Zu den Aufgaben der Meldestelle gehört auch, die Hinweisgeberin oder den Hinweisgeber entsprechend den gesetzlichen Vorgaben zu informieren. Dies umfasst unter anderem:

• Informationen darüber, wie und von wem die Daten verarbeitet werden.
• Die Rechte des Hinweisgebers, einschließlich der Möglichkeit, sich an eine externe Meldestelle zu wenden.
• Die Möglichkeit einer anonymen Meldung wird vom Gesetz empfohlen. Es besteht jedoch keine Verpflichtung, die Meldekanäle so zu gestalten, dass die Abgabe auch anonymer Meldungen möglich sein muss.

Jede Weitergabe, Verarbeitung oder auch Löschung von personenbezogenen Daten aus einer Hinweisgebermeldung durch die Meldestelle stellt eine rechtlich relevante Datenverarbeitung dar. Dies bedeutet, dass die Datenschutzgesetze strikt einzuhalten sind.

Laufende Überprüfung des Meldesystems erforderlich
Die Anbieter haben dafür Sorge zu tragen, dass das eingerichtete Hinweisgebersystem regelmäßig daraufhin überprüft wird, ob es für hinweisgebende Personen geeignet ist

Was passiert, wenn die gesetzlichen Vorgaben nicht eingehalten werden?
Wird das Hinweisgebersystem nicht entsprechend den gesetzlichen Anforderungen eingerichtet und betrieben, drohen empfindliche Bußgelder. Verstöße gegen wesentliche Anforderungen des Hinweisgebersystems sollen als Ordnungswidrigkeit mit einer Geldbuße von bis zu 20.000 Euro geahndet werden können. Dies gilt z.B. für die Behinderung von Meldungen, die Durchführung von Vergeltungsmaßnahmen oder auch die Nicht-Einrichtung einer internen Meldestelle.
Um Schäden oder Haftungsrisiken zu vermeiden, sollten Unternehmen kritische Sachverhalte identifizieren und das System entsprechend überprüfen. Ein gut funktionierendes Hinweisgebersystem kann zudem einen Reputationsgewinn bedeuten, da es die Integrität eines Unternehmens gegenüber Mitarbeitenden und Geschäftspartnern dokumentiert.

Schutz vor Repressalien
Wird der Whistleblower benachteiligt, d.h. er erleidet beruflich sog. Repressalien, muss der Arbeitgeber auf seine Anforderung hin nachweisen, dass dies nicht auf der Meldung oder Offenlegung beruht. 
Unter Repressalien sind alle beruflichen Nachteile zu verstehen, die eine Hinweisgeberin oder ein Hinweisgeber aufgrund einer Meldung oder Offenlegung erleidet. Darunter fallen z. B. Kündigung, Abmahnung, Ablehnung einer Beförderung, Änderung der Aufgabenzuweisung, Disziplinarmaßnahmen, Diskriminierung, Rufschädigung oder Mobbing. Bereits die Androhung oder der Versuch einer Vergeltungsmaßnahme gilt als Repressalie. 

Schadensersatz nach einer Falschmeldung
Die hinweisgebende Person ist zum Ersatz des Schadens verpflichtet, der aus einer vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Meldung oder Offenlegung unrichtiger Informationen entstanden ist. Darüber hinaus drohen ihr empfindliche Bußgelder bei wissentlichen Offenlegen von unrichtigen Informationen bis zu 20.000 Euro. Ein „Missbrauch“ des Meldekanals soll so wirksam unterbunden werden.

Haben Sie weitere Fragen zum Hinweisgeberschutzgesetz?
Zögern Sie nicht, und nehmen Sie Kontakt mit uns auf!