Was ist zu tun?
Etablierung eines Melde-/Beschwerdesystems
Unternehmen müssen dafür sorgen, dass eine „niederschwellige“ Beschwerdemöglichkeit für ihre Mitarbeitenden eingerichtet ist. Dieser Kanal bietet die Möglichkeit, auf Verletzungen oder Risiken von „Missständen“ im Unternehmen hinweisen zu können. Diese Meldestelle muss allen Personen zugänglich sein, die generell im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit Hinweise abgeben möchten. Das können unter Umständen auch Personen über die eigenen Angestellten hinaus sein, wie Mitarbeitende von Vertragspartnern des Unternehmens, beispielsweise Lieferanten.
Meldungen sind schon bei begründeten Verdachtsmomenten oder auch nur möglichen Verstößen erwünscht.
Was sind denn Verstöße?
Der sachliche Anwendungsbereich des HinSchG erfasst insbesondere alle Verstöße, die strafbewehrt sind sowie besonders schwere bußgeldbewehrte Verstöße, aber auch sonstige Verstöße gegen öffentliche Rechtsvorschriften und Rechtsakte der Europäischen Union oder gegen steuerliche Rechtsnormen – um nur einige Beispiele zu nennen.
Datenschutz/Vertraulichkeit
Die Vertraulichkeit der Identität des Whistleblowers sowie weiterer gemeldeter Personen, die zum Beispiel im Sachverhalt genannt werden, und der Datenschutz ist zu gewährleisten.
Die hinweisgebende Person muss gesetzeskonform belehrt werden. Dazu gehört auch die Angabe, wie und durch wen die Daten verarbeitet werden. Sie muss auf ihre diesbezüglichen Rechte hingewiesen werden, auch, dass die Möglichkeit besteht, an eine sogenannte externe Meldestelle zu berichten oder aber, die Meldung anonym abzugeben. Das anonyme Melden hat allerdings zur Folge, dass diese nachrangig bearbeitet werden können und die Person bis dahin auch nicht dem Schutz des Hinweisgeberschutzgesetzes unterfällt.
Jede Weiterleitung, Bearbeitung oder auch Löschung von personenbezogenen Daten aus einer Hinweisgebermeldung durch die Meldestelle ist eine rechtlich relevante Datenverarbeitung. Das heißt, die Datenschutzgesetze sind strikt einzuhalten, wobei das HinSchG zusätzlich umfassende Verarbeitungsrechte vorhält. Enthält die Meldung, zumindest auch, darüberhinausgehende Themen, ist datenschutzrechtlich umso genauer zu prüfen, ob die Datenverarbeitung im Einzelfall zulässig ist.
Dauerhafte Funktion des Meldesystems
Das eingerichtete Meldesystem ist regelmäßig oder, wenn geboten, auch anlassbezogen zu überprüfen, ob es auch künftig für alle hinweisgebenden Personen geeignet ist. Anlassbezogene Überprüfungen werden insbesondere dann erforderlich sein, wenn das Unternehmen mit einer wesentlich veränderten oder erweiterten Risikolage im eigenen Geschäftsbereich rechnen muss, wobei dies bereits bei einem Vertragspartner genügt, zum Beispiel Einführung neuartiger Produkte oder Dienstleistungen, Aufbau neuartiger Geschäftsfelder. Dies könnte unter Umständen auch zu fremdsprachlichen Hinweisen führen.
Folgen der Missachtung der gesetzlichen Vorgaben
Das Unterlassen der Einrichtung und des Betriebs eines gesetzlich vorgesehenen Hinweisgebersystems kann zu empfindlichen Bußgeldern führen. Verstöße gegen die wesentlichen Vorgaben des HinSchG sollen als Ordnungswidrigkeiten mit einer Geldbuße von bis zu 100.000 Euro geahndet werden können. Dies gilt beispielsweise für das Behindern von Meldungen, das Ergreifen von Repressalien oder auch für das Nichteinrichten einer internen Meldestelle.
Ungeachtet dessen sollten Unternehmen nicht die Chance unterlassen, kritische Sachverhalte zu erkennen, um Schäden oder Haftungsrisiken zu vermeiden.
Ein gut eingerichtetes Hinweisgebersystem kann zudem einen Reputationsgewinn bedeuten, da es auch für die Integrität eines Unternehmens gegenüber Mitarbeitenden und Geschäftspartnern spricht.
Schutz vor Repressalien der hinweisgebenden Person
Als Repressalien werden alle beruflichen Benachteiligungen verstanden, wie beispielweise Kündigung, Abmahnung, Versagung einer Beförderung, geänderte Aufgabenübertragung, Disziplinarmaßnahmen, Diskriminierung, Rufschädigung oder Mobbing, die eine hinweisgebende Person infolge einer Meldung oder Offenlegung erleidet, deren Androhung oder der Versuch genügt bereits.
Hierbei wird die Benachteiligungsabsicht gesetzlich vermutet. Es obliegt der Person in der Organisation zu beweisen, dass die Benachteiligung tatsächlich hinreichend begründet ist.
Schadensersatz nach Repressalien und Falschmeldungen
Der hinweisgebenden Person ist bei einem Verstoß gegen das Repressalienverbot der daraus entstehende Schaden vom Verursacher zu ersetzen. Allerdings sieht der Entwurf Regelungen vor, dass selbst in einem solchen Fall z.B. kein Anspruch auf einen beruflichen Aufstieg besteht.
Ebenso ist das wissentliche Offenlegen unrichtiger Informationen schadenersatzpflichtig.
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